Gestisci i tuoi progetti con un tool di project management

Written by
Davide Nava

Gestisci i tuoi progetti con un tool di project management

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Davide Nava

Gestisci i tuoi progetti con un tool di project management

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Davide Nava

Nel lavoro di tutti i giorni c’è un filone comune tra tutte le attività: fanno parte di un progetto, ovvero l'organizzazione di tutte le azioni che in un determinato periodo di tempo ci porteranno al raggiungimento di un obiettivo, con lo scopo finale di produrre un bene o un servizio.

Oggi ti voglio parlare di come l’unione di un metodo di organizzazione e un software di gestione progettuale possano fare la differenza nella tua produttività aziendale e possono darti la possibilità di soddisfare le tue aspettative gestendo in maniera ordinata le operazioni.

Non esistono progetti decisi a tavolino che procedono senza intoppi, per questo vedremo i punti fondamentali da considerare nella gestione dei progetti per dare un boost alla tua produttività contenendo i rischi di fallimento.

Nei punti successivi vedremo alcuni consigli pratici e come applicarli con l’aiuto di uno strumento di gestione progettuale. In questo caso useremo Asana, un software gratuito fino a 15 membri, che permette di gestire progetti, team, task (si chiamano così le unità fondamentali di lavoro in Asana), pianificazione e controllo.

Conosci i tuoi progetti?

Non ci sono scorciatoie, non conosci i tuoi progetti finché non provi, davanti ad un foglio bianco (analogico o digitale), a stendere un elenco di tutte le azioni che lo compongono.Ma non scoraggiarti, il risultato varrà il tempo impiegato, per il tuo prossimo progetto prova a seguire questi 5 passaggi:

  1. Visualizza nella tua mente tutti i passi che compongono il progetto.
  2. Scrivi un elenco in ordine cronologico di tutte le azioni a cui hai pensato, non risparmiarti.
  3. Ora prova a rimuovere tutte quelle operazioni che non producono un risultato concreto.
  4. Assegna ogni operazione ad una persona tra quelle coinvolte nel progetto.
  5. Condividi il tuo elenco con le persone coinvolte nel progetto e chiedi loro la revisione dei task.

In questa fase non soffermarti troppo sul creare il progetto “perfetto” perché purtroppo non esiste, esistono progetti ben pianificati, condivisi e monitorati. In Asana un progetto si presenta così:



In questo modo avremo un'unica vista condivisa dove è delineato l’intero processo e ti sarà possibile sempre e in qualunque momento avere una visione d’insieme del progetto e del suo stato di avanzamento.




Pianifica i tuoi progetti

Avendo una lista precisa di tutti i compiti di un progetto, ti sarà più facile definire entro quale data sarà necessario svolgere ciascuna operazione. Quello che spesso ci si trova ad affrontare è avere come riferimento solo la data di consegna e concentrare la maggior parte delle azioni nel periodo subito precedente, quando ci accorgiamo che “non si sa come ma siamo in ritardo”.

Con la tua lista di progetto ed un unico posto dove poterla controllare ti sarà possibile:

  • stendere in modo preciso la successione delle date di consegna di ciascun task
  • distribuire il lavoro nel tempo

Ricorda che potendo pianificare in anticipo, dovrai tenere conto di tutti gli imprevisti che la tua esperienza ti ha insegnato e se non ne hai, considera tra il 40% e il 60% in più di quello che immagini. ‍

Ora che hai la tua tabella di marcia è tempo di condividere




Condividi e assegna

Una pratica indispensabile, con la lista alla mano o il progetto di Asana sul tuo schermo, è riunirsi con tutte le persone coinvolte e:

  1. Leggere tutti i task del progetto.
  2. Assegnare a ciascuno il proprio task.
  3. Comunicare la data attesa per la consegna.
  4. Revisionare insieme al tuo team eventuali errori o elementi bloccanti.


In questa fase è importante comunicare chiaramente chi sarà il proprietario di un task, assegnando così la responsabilità unica di portarlo a termine, confrontandosi con i colleghi e reperendo tutte le risorse necessarie alla sua buona riuscita. La chiave per il successo in questa fase è la chiarezza rispetto alle aspettative di qualità del prodotto finale.

Un task in Asana si presenta così:



Può essere assegnato ad una sola persona, ha una data ben definita e una serie di sotto-azioni utili al suo completamento. Nella sezione dei commenti potrai confrontarti con i colleghi e discutere evitando meeting e telefonate di aggiornamento.


Confrontati e richiedi aggiornamenti

Non esistono tabelle di marcia perfette, ma esistono confronti costanti e aggiustamenti alle tabelle di marcia e ai requisiti. Grazie alla tua gestione digitale e un progetto ben dettagliato ti sarà più facile richiedere un aggiornamento su un singolo compito o su un intero progetto evitando inviare la classica e-mail “Stato progetto XXX” a cui poi si sovrappongono decine di comunicazioni con decine di richieste (e conseguente confusione).

Grazie alla segmentazione dei task potrai:

  1. Comunicare su uno specifico compito e affrontare un problema alla volta.
  2. Tenere traccia delle decisioni fatte.
  3. Comunicare in maniera efficace.
  4. Ridurre il numero di e-mail

Il tuo vantaggio, gestendo digitalmente i progetti, sarà poter guidare gli output di singoli compiti imponendo il tuo standard aziendale e riducendo gli sbandamenti di rotta o peggio ancora i fallimenti. 



Abbiamo visto oggi solo una piccola punta di un gigantesco Iceberg chiamato Project Management. Ti invito a provare un software per questa gestione, io mi trovo molto bene con Asana, ma ne esistono tantissimi altri (che hanno piani gratuiti) come BaseCamp, Trello, Monday, Wrike. Fammi sapere com’è andata, posso darti qualche consiglio Boost in esclusiva.

A presto!


Davide Nava
Omnichannel Project Manager